با کاغذ خداحافظی کنید
سامانه پیامک کوتاه قاصدک؛ در خدمت مدیریت سبز
سیستم های اطلاع رسانی، تبلیغات و نامه نگاری بدون کاغذ مدت‌هاست که توجه جهان را به خود جلب کرده‌است. بسیاری از کمپانی‌ها و سازمان‌های معروف و صاحب نام، امروز مراودات کاغذی را از فعالیت های خود حذف کرده و به استفاده از سیستم‌های آنلاین روی آورده‌اند. سیستم‌هایی که بر پایه شبکه‌های الکترونیکی استوار است و همه فعالیت‌ها اعم از نامه‌نگاری، صدور اطلاعیه، اعلام اخبار، نوبت‌دهی، ارسال کدهای خاص و … را در آن قالب انجام می دهد.
در این راستا سامانه پیام کوتاه قاصدک، نیز یکی از مهم ترین ابزارهایی است که بدین واسطه سازمان‌ها می‌توانند فعالیتهای خود را چابک سازی کرده و به تدریج کاغذ را حذف کنند. این رویکرد، مزایای ارزشمندی را به همراه دارد؛ در درجه اول رویکردی دوستدار محیط زیست است و در راستای اقتصاد سبز عمل می کند.
گفته می شود برای تولید یک تن کاغذ، ۱۷ درخت تناور قطع می شوند. این میزان کاغذی دقیقاً صرف فعالیت هایی می شود که عموماً قابل اجرا در اتوماسیون‌ها و سیستم‌های الکترونیکی هستند و در این راستا شرکت های پیشتاز توانسته‌اند خود را با تغییرات جهانی هماهنگ کنند.
این شرکت‌ها و سازمان‌ها علاوه بر آن که توانسته‌اند نگاه دوستداران و فعالان محیط زیست را به سوی خود جلب کنند عملکردی مطلوب در زمینه اقتصاد داشته اند و هزینه‌های بسیاری از جهت صرفه جویی در استفاده از کاغذ برای خود ذخیره کرده‌اند. اما به واقع سیستم بدون کاغذ چه معنایی دارد و در این سیستم تا چه مرحله ای می توان کاربری کاغذ را با سیستم‌های الکترونیکی جابجا کرد؟
به آن بخش از مکاتبات اداری که می توان در آن متون را در قالب الکترونیکی نظیر ایمیل یا دیگر شبکه‌ها جایگزین نامه‌های دستی وکاغذی کرد؛ سیستم بدون کاغذ می‌گویند.
اتوماسیون اداری نیز مجموعه‌ای از تغییرات در سیستم‌های اداری سازمان‌هاست که سیستم مکاتبه بدون کاغذ بخشی از آن است. استفاده از سامانه پیام کوتاه قاصدک، می‌تواند بخش زیادی از این مکاتبات را دربر بگیرد. این مکاتبات می‌تواند جنبه اطلاع رسانی، دستوری، درخواست و خدمات دیگر را داشته باشد. از جمله مزایای استفاده از این نوع فناوری به جای ساختارهای عریض و طویل اداری مبتنی بر کاغذ می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- صرفه جویی در زمان
تهیه، تأیید، ارسال و دریافت بازخورد از یک نامه مکتوب مدت زمانی طولانی را نیاز دارد. اگر این نامه ماهیتی اطلاع رسانی و فوری داشته باشد، در هر یک از پروسه های اداری، نظیر تهیه متن پیشنویس، دریافت امضا، ثبت در دبیرخانه، ارسال و…. معطل می شود و بخشی از زمان طلایی را به هدر می دهد. این در حالی است که سیستم های پیامکی به عنوان یک فناوری بدون کاغذ، می تواند به صورت آنلاین، مراحل تهیه، تأیید، ارسال و دریافت بازخورد را سرعت ببخشد و از اضافه کاری ها جلوگیری کند.
- ذخیره سازی سرمایه
سازمان مجموعه در هم تنیده ای از سرمایه ها اعم از سرمایه های سخت افزاری، نرم افزاری، نیروی انسانی و زمان های طلایی است و استفاده بی جهت و بدون فایده از هر یک از این سرمایه ها معادل با هدر دادن آن ها است. سرمایه‌های سخت افزاری باید در جای درست استفاده شوند و کاغذ به عنوان یکی از این سرمایه ها نباید در مراودات روزمره هدر رود.
نیروی انسانی باید برای موضوعات مفیدتر و تخصصی‌تر به کار گرفته شود و کارفرما نباید از فراهم سازی بستر مناسب برای بهره وری تخصصی غفلت بورزد.
- جلوگیری از محدودیت های مکانی
سیستم های کاغذی و مکاتبه بر مبنای نامه نگاری تا حد زیادی محدود به مکان هستند و به دلیل اقتضائات فیزیکی باید در سازمان صورت پذیرند. در صورتی که به کار گیری سیستم های آنلاین و تحت وب مانند سامانه پیامکی قاصدک، سبب می شود تا مدیران بتوانند در هر مکان و هر زمان موضوعات را رصد و پیگری و تصویب نمایند.
این امکان برای سازمان هایی که عملکرد غیر متمرکز دارند یک حسن منحصر به فرد محسوب می شود چون آن ها را از اتلاف زمان و ایستایی در سازمان باز می دارد. مدیران می توانند با این امکان زمان خود را صرف امور مهم تری چون سیاستگذاری برای سازمان و توسعه پروژه ها کنند و خود را از محدوده بروکراسی های دست و پاگیر برهانند
- جلوگیری از تلنبار شدن سوابق مکتوب
نامه‌های اداری مجموعه‌ای از سوابق فیزیکی را جمع آوری می‌کنند؛ که ماحصل آن زونکن‌ها و پرونده هایی‌ست که ممکن است ظرف چند ماه فضای زیادی را اشغال کنند. حال آن که اغلب این نامه ها نیازمند طی کردن پروسه نامه‌رسانی نبوده و تحت یک شبکه اطلاع رسانی قابل انجام بوده است.
استفاده از سیستم ارسال پیام کوتاه و بدون کاغذ این کمک را به شما می کند که اتاق بایگانی خود را کوچکتر کرده و علاوه بر آن برای جستجو در سوابق اطلاع رسانی و نامه نگاری خود سیستم متمرکز و هوشمندی داشته باشید که بر مبنای تاریخ، موضوع، گیرنده و … طبقه بندی شده باشد و در اسرع وقت اطلاعات مورد نیاز را در اختیارتان قرار دهد.
- شفاف سازی و پایش مستمر اطلاعات
برخورداری از شبکه الکترونیکی امکان رصد دائمی سفارشات و تصمیم ها، ارسال ها و دریافت ها و دیگر امور را به مدیران می دهد و فرآیند شفافی را برای پیگیری موضوعات و دستورات فراهم می کند. چنین سیستم هایی انجام کار در هر مرحله را نمایش می دهد و سبب می شود تا توقف امر در مرحله مشخص باشد و مدیر بداند باید ادامه کار را از کدام مسیر پیگیری و مطالبه کند. علاوه بر آن حذف سیستم‌های پر اشتباه و و قت گیر کاغذی سبب افزایش دقت امور، به حداقل رسیدن توقف و اشتباه، ممانعت از تکرار و بیهوده کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک خواهد شد و فرآیندهای کاری را حرفه ای تر می کند.
- اطلاع از پیشرفت کار از سوی مشتریان
اساسا ساختار سیستم‌های بدون کاغذ و به طور خاص سامانه ارسال پیام کوتاه قاصدک، یک فرآیند دو یا چند سویه است و بستری را ایجاد می‌کند تا مجموعه افراد درگیر در یک سیستم بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. آنها می توانند جوابگوی مطالبات، پیشنهادات، دستورات و .. باشند و به صورت آنلاین واکنش نشان دهند. این واکنش می‌تواند ارسال پاسخ، درخواست تصحیح، انجام یک کار و موارد دیگر باشد.
در فرایند نامه نگاری گاهی پیشرفت کار مشمول زمان می شود و اتفاقی که مد نظر سازمان است، در زمانی غیر از زمان لازم رخ می دهد. در جهانی که مدیریت زمان مهم ترین سرمایه علمی و تجربی سازمان ها است، باید بازابزارهای سنتی خداحافظی کرد و با مشتریان، مطابف با خواسته آن ها ارتباط برقرار کرد.
شاید مفهوم سیستم بدون کاغذ برای خیلی‌ها تنها منحصر به ارسال نامه‌هایی شود که قرار است با امضای مدیرعامل به یک سازمان یا فرد خارجی صادر شود، اما در عمل چنین نیست و می‌توان فرآیندهای بسیاری را تعریف کرد که از فرم سنتی خود فاصله گرفته اند و امروز تنها از طریق یک شبکه الکترونیکی مبتنی بر اینترنت قابل انجام خواهند بود.
برخی از این اقدامات عبارتند از ارسال اخبار رویدادها، تعطیلی‌ها، دعوتنامه‌های رسمی، پیام های تبریک و تسلیت، برگزاری یا لغو مراسمات، یادآوری موعد مطالبات ،برگزاری مسابقه و قرعه کشی، اعلام زمان دوره های آموزشی، رسید دریافت و پرداخت وجه، ارتباط نامحدود با جامعه مشتریان، معرفی محصولات، بازاریابی، تبلیغ کالا و پیشنهاد خدمات، جمع آوری اطلاعات، ثبت نام و موارد متعدد دیگری که از این طریق قابل اجرا است.
امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و رمز بقای سازمان‌ها و تداوم فعالیتهای آنها مجهز شدن این سازمان ها به ابزار های رقابتی عصر اطلاعات ارتباطات؛ یعنی سیستم های ارتباطی و فناوری اطلاعات است.
در این میان از دهه ۱۹۶۰ که جنبه‌های بیشتری از کاربرد و فعالیتهای اداری و بازرگانی گرایش به گسترش پیدا کردند؛ وجود سیستمی یکپارچه اداری مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات را دربرگیرد به وضوح احساس شد.
یکپارچه سازی سیستم های اداری، روندی است که نیازمند بازنگری در ساختارهای سنتی است و خداحافظی یا کاغذ از طریق اجرای سیستم‌های بدون کاغذ، این موضوع را عملیاتی می‌کند تا علاوه بر کمک به اقتصاد، مدیریت سبز و حفظ محیط زیست، شاهد تحولی عظیم در سازمان‌ها باشیم.
